Testbericht zur Canon imageFormula R40 Dokumentenscanner-Empfangsausgabe

Die Preise für die meiste High-Tech-Hardware steigen im Laufe der Jahre nicht, sondern sie sinken, aber einige Nischengeräte können diesem Trend trotzen und dennoch wettbewerbsfähig bleiben. Nehmen Sie zum Beispiel Canons imageFormula R40 Office Document Scanner Receipt Edition: Mit 399 US-Dollar sind das 130 US-Dollar mehr als das Basismodell imageFormula R40, das wir im März 2020 getestet haben. Der Hauptgrund für die Erhöhung der Kosten dieses neuen Dokumentenscanners ist eine spezielle Software zum Sammeln, Sortieren und Sparen von Geld Daten aus Quittungen, Kontoauszügen, Rechnungen und dergleichen. Als direkter Konkurrent des herausragenden Epson RapidReceipt RR-600W scannt der R40 Receipt Edition alltägliche Bürodokumente sowie Finanzdaten zuverlässig und genau. Es ist auch ein solides Preis-Leistungs-Verhältnis, da der Listenpreis 100 US-Dollar unter dem des Epson liegt. Unglücklicherweise für Canon war der RR-600W zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels zu einem Preisnachlass auf den Preis seines Konkurrenten reduziert worden und behält bei der Wahl unserer Redaktion unter den Quittungs- und Dokumentenscannern einen leichten Vorsprung.

In den meisten Fällen reicht die Aufrüstung eines Dokumentenscanners mit Blatteinzug zu einem Dokumenten- und Belegscanner lediglich aus der Bündelung eines Verarbeitungsmoduls oder Plug-Ins, das Finanzdaten digitalisiert, sortiert und archiviert. Wir werden uns das gleich genauer ansehen, aber lassen Sie uns zunächst über die Hardware sprechen.

Der neue imageFormula R40 misst wie sein Vorgänger 9,6 x 11,4 x 9,9 Zoll bei geschlossenen Papierfächern und wiegt 6,2 Pfund. Wie beim Epson und den meisten anderen Scannern dieser Klasse verdoppelt oder verdreifacht sich die Stellfläche des Canon, wenn die Ein- und Ausgabefächer geöffnet sind.

Zu den weiteren Konkurrenten zählen der Brother ADS-3300W mit BR-Receipts, der Fujitsu ScanSnap iX1600 und der Epson WorkForce ES-300WR Accounting Edition. Bei einem oder zwei Zoll und einem Pfund oder so in jede Richtung sind diese und mehrere andere Dokumentenscanner mit geringem bis mittlerem Volumen in Größe und Gewicht ähnlich.

Einige eignen sich jedoch besser für die Bedienung über ihre Bedienfelder, die normalerweise verfügbar werden, nachdem Sie ihre Ausgabefächer geöffnet haben. Das Bedienfeld des R40 besteht aus einer Auswahltaste zum Scrollen durch Profilnummern, Start- und Stopptasten und einem Umschalter für die manuelle Zufuhr, der Ihnen die Anpassung an dickere Dokumente wie Ausweise erleichtert, sowie einem monochromen LCD zur Auswahl nummerierter Workflow-Profile. Sie erstellen und bearbeiten Profile mit der mitgelieferten Software, die gleich besprochen wird.

Im Vergleich zu den bescheidenen Bedienfeldern der beiden Canon-Modelle bieten Ihnen die Farb-Touchscreens des ScanSnap iX1600 und des RapidReceipt RR-600W viel mehr Möglichkeiten zum Konfigurieren und Ausführen von Scans sowie zum Erstellen und Bearbeiten von Workflow-Profilen oder Verknüpfungen. Einige Modelle wie der iX1600 und der Raven Original Document Scanner verfügen über Bedienfelder, mit denen nicht nur Scans eingerichtet und ausgeführt werden können, sondern auch Dokumente bearbeitet, gespeichert und archiviert werden können.

Die imageFormula R40 Receipt Edition kann Dokumente mit einer Größe von 2 x 2,1 Zoll und einer Größe von 8,5 x 118 Zoll (9,8 Fuß) scannen. Sein automatischer Dokumenteneinzug (ADF) fasst bis zu 60 Seiten und sein täglicher Arbeitszyklus beträgt 4.000 Scans, was den Werten des Brother ADS-3300W, des Epson RR-600W und des ScanSnap iX1600 entspricht. Die ADF-Kapazität des Fujitsu ist etwas kleiner (50 Seiten), während die des RR-600W größer ist (100 Seiten). Mit einem 20-Blatt-ADF und einem täglichen Scanvolumen von 500 Scans ist der Epson ES-300WR eine gute tragbare Scanlösung.

Der R40 verfügt nur über eine Schnittstelle, einen USB 2.0-Anschluss für die Kabelverbindung zu einem einzelnen Computer. Solange dieser Computer jedoch mit dem Internet verbunden ist, kann der Scanner problemlos auf Cloud- und Social-Media-Sites sowie auf lokale Laufwerke auf Ihrem PC und Laufwerke auf anderen Systemen in Ihrem Büronetzwerk zugreifen.

Durch die Beschränkung der USB-Konnektivität ist das Scannen auf Handheld-Geräten wie Smartphones und Tablets nicht möglich. Sofern Sie nicht über das Bedienfeld scannen oder den Scanner mit seiner eigenen Software in ein vorhandenes Dokumentenverwaltungssystem integrieren, werden Sie höchstwahrscheinlich eines oder mehrere der Dienstprogramme im herunterladbaren Paket von Canon verwenden.

Dazu gehören Windows- und macOS-TWAIN-Treiber für die Verwendung mit den vielen Drittanbieter-Apps (einschließlich Microsoft Office 365 und den meisten Adobe-Programmen), die die direkte Scannereingabe unterstützen, sowie das Scan-Dienstprogramm CaptureOnTouch von Canon und die Dokumentenverwaltungssoftware. Zu den reinen Windows-Apps gehören Readiris PDF und Cardiris-Visitenkarten-Scan- und Kontaktarchivierungssoftware.

CaptureOnTouch ist eine ziemlich umfassende Scannerschnittstelle mit wesentlichen Funktionen zur Dokumentenarchivierung. Sie erhalten eine Vielzahl von Optionen, mit denen Sie Papierdokumente schnell und effektiv digitalisieren und in durchsuchbaren Formaten gemäß den im ausgewählten Workflow-Profil festgelegten Parametern speichern können. Es ist auch das Dienstprogramm, das Sie beim Erstellen und Bearbeiten von Workflow-Verknüpfungen verwenden, die Sie über das Bedienfeld des R40 auswählen können.

Canon bewertet die imageFormula R40 Receipt Edition mit 40 einseitigen Seiten pro Minute (ppm) und 80 zweiseitigen Bildern pro Minute (ipm), wobei jede Seitenseite als Bild zählt. Diese Geschwindigkeiten liegen im Durchschnitt dieser Klasse, wobei der Epson RR-600W und der Fujitsu iX1600 mit 35 Seiten pro Minute/70 Seiten pro Minute etwas langsamer sind und der tragbare Epson ES-300WR mit 25 Seiten pro Minute/50 Seiten pro Minute noch langsamer ist.

Ich habe meine Tests über eine USB-Verbindung zu unserem Intel Core i5-Testgerät mit Windows 10 Pro und Canon CaptureOnTouch durchgeführt. Zuerst habe ich den R40 getaktet, während er unsere 25-seitigen einseitigen und zweiseitigen (50 Seiten) Textdokumente scannte, wobei ich die CaptureOnTouch-Software verwendete, um die Scans im Bild-PDF-Format zu speichern. Die Receipt Edition erreichte durchschnittlich 42,4 Seiten pro Minute und 82,1 Bilder pro Minute, ein paar Seiten pro Minute schneller als ihr Vorgänger aus dem Jahr 2020. Andere Dokumentenscanner mit einer Leistung von 40 Seiten pro Minute bzw. 80 Bildern pro Minute schnitten etwas schneller ab, aber der R40 übertraf die beiden langsameren Epson-Modelle deutlich.

Als nächstes habe ich die R40 Receipt Edition so eingestellt, dass sie unser 25-seitiges zweiseitiges (50 Seiten) Textdokument scannte, konvertierte und im nützlicheren durchsuchbaren PDF-Format speicherte. Der Canon erledigte den Job – von den Papierseiten bis zum bearbeitbaren Text – in 39 Sekunden, was eine der schnellsten Zeiten ist, die wir in dieser Klasse gesehen haben. Nur der Brother war einen Tick schneller (37 Sekunden), die anderen ein oder zwei Sekunden langsamer (mit Ausnahme des tragbaren Epson ES-300WR mit 55 Sekunden).

Was die Genauigkeit der optischen Zeichenerkennung angeht, wird sie schnell zu einem unserer langweiligeren Benchmarks, und das im positiven Sinne: Die meisten modernen Dokumentenscanner schneiden fast gleich gut ab. Die imageFormula las sowohl unsere Arial- als auch unsere Times New Roman-Seiten bis zu 6 Punkten fehlerfrei. Während das Modell 2020 und Fujitsu bei Arial auf 4 Punkte und der Epson RR-600W auf 5 Punkte sanken, stoßen nur wenige Unternehmen in realen Dokumenten jemals auf Schriften, die kleiner als 10 Punkte sind. Mit anderen Worten: Die meisten Benutzer brauchen nichts Besseres.

Ich habe auch ein paar Stapel Quittungen und andere Finanzdokumente gescannt. Nach einer anfänglichen Einrichtung leistete die Software gute Arbeit beim Herauslesen von Zahlen, Feldnamen und anderen relevanten Daten aus den Zetteln und beim Sortieren und Speichern der Daten nach Bedarf, ohne viel Handgriff und mit sehr wenigen Fehlern. Ich hatte keine Probleme mit dem Receipt Edition-Plug-in für die CaptureOnTouch-Schnittstelle.

Wenn es um kombinierte Dokumenten- und Quittungsscanner wie diesen geht, ist der mit 4,5 Sternen bewertete Epson RapidReceipt RR-600W kaum zu schlagen. Dennoch ist die Canon imageFormula R40 Receipt Edition schnell, genau und zu einem wettbewerbsfähigen Preis erhältlich und stellt zusammen mit dem Brother ADS-3300W eine hervorragende Alternative für alle Dokumenten- und Finanzscanumgebungen der Einstiegs- bis Mittelklasse dar. Wir würden uns immer noch für den Epson entscheiden, wenn die Preise ähnlich bleiben, aber die gute Nachricht ist, dass Sie eine große Auswahl haben – und größtenteils solide.

Die imageFormula R40 Receipt Edition von Canon ist ein preisgünstiger Desktop-Beleg- und Dokumentenscanner für Heimarbeiter sowie kleine bis mittlere Büros und Arbeitsgruppen.

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