Die besten Business-Drucker für 2023

So wie es viele verschiedene Arten von Unternehmen gibt – von Ein- und Zwei-Personen-Kleinbüros/Heimbüros (SOHO) bis hin zu Mehrbenutzerbüros und Arbeitsgruppen auf Unternehmensebene – gibt es auch zahlreiche geschäftsorientierte Drucker, die speziell für diese Zwecke entwickelt wurden . Heutige Drucker sind zuverlässig und produzieren qualitativ hochwertige Ergebnisse. Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem einfachen 50-Dollar-Gerät zum Drucken und Kopieren gelegentlicher Dokumente in Ihrem Heimbüro oder nach einem 3.000-Dollar-Arbeitstier für große Mengen sind, mit dem Sie jeden Monat Tausende von Seiten drucken, Sie müssen sich weniger Gedanken über den Kauf einer Zitrone machen und können sich mehr konzentrieren bei der Suche nach einem Bürogerät, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entspricht.

Schlechte Druckqualität, Papierstaus und ähnliche Probleme gehören weitgehend der Vergangenheit an. Dank der zuverlässigen Drucker- und Scannertechnologie von heute können Sie sich mehr auf den Komfort Ihres Lebens und das Sparen von Geld konzentrieren. Um zu entscheiden, wie gut ein Drucker für Ihr Unternehmen geeignet ist, müssen Faktoren wie das monatliche Ausgabevolumen, die Papierzufuhrkapazität, Benutzerfreundlichkeitsfunktionen und Betriebskosten bewertet werden. Benötigen Sie die Möglichkeit, in Farbe zu drucken und zu kopieren? Reicht ein Einzelfunktionsmodell oder benötigen Sie einen All-in-One-Drucker (AIO), der Kopien erstellen und Dokumente und Fotos scannen kann? Das sind die Schlüsselfragen, also gehen wir sie der Reihe nach durch. Zunächst gehen wir unsere am besten getesteten Geschäftsdrucker durch und geben anschließend einen Kaufratgeber mit allem, was Sie wissen müssen, um den besten Drucker für Ihr Büro jeder Größe zu kaufen.

Farbseiten sind oft attraktiver als ihre Schwarzweißseiten und bieten Ihnen viele Möglichkeiten, Informationen hervorzuheben. Andererseits profitieren bestimmte Arten von Dokumenten nicht von Farbe, und deren Verwendung ist in diesen Szenarien kaum mehr als unnötige Kosten.

Beispielsweise erfordern viele Front-Counter-Szenarien keine Farbe. Sie benötigen scharfen, gut lesbaren schwarzen Text – und da der Kunde oder Patient oft wartet, brauchen sie ihn normalerweise schnell. Auch für interne Memos und Berichte sind monochrome Dokumente in der Regel effizienter (oder zumindest kostengünstiger).

Bei richtiger Anwendung entfaltet Farbe jedoch Wirkung: Sie vermittelt Ihre Botschaft klar und dynamisch und hilft Ihnen, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen, wenn Sie versuchen, potenzielle Kunden zu beeindrucken. Es ist unerlässlich für die Erstellung Ihrer eigenen Broschüren, Flyer und anderen Marketingmaterialien.

Abhängig von Ihrem Inhalt und Ihrem Drucker kann eine Farbseite leicht drei- bis fünfmal so viel kosten wie eine Schwarzweißseite. Glücklicherweise sind die Betriebskosten im Laufe der Jahre im Allgemeinen gesunken, sodass für die meisten Unternehmen qualitativ hochwertige Farben möglich sind.

Ein AIO-Drucker kann Dokumente kopieren, scannen und (in einigen Fällen) faxen. Die meisten AIOs koppeln den Drucker mit einem Flachbettscanner, der sowohl Objekte wie Buchseiten als auch lose Dokumente scannen kann.

Manchmal ist die Möglichkeit zum Kopieren und Scannen sogar kontraproduktiv. Sie möchten beispielsweise nicht, dass Ihr geschäftiger Drucker an der Rezeption – während Ihre Kunden warten – von jemandem belegt wird, der Kopien anfertigt. Allerdings führen die meisten Büros zumindest teilweise das Kopieren und Scannen von Dokumenten durch.

Wenn Sie sich für einen AIO entscheiden, suchen Sie zunächst nach einem mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF), um mehrseitige Dokumente ohne Benutzereingriff verarbeiten zu können. Ohne eine solche müssen Sie die Seiten einzeln auf das Scannerbett legen. Mit einem ADF legen Sie einfach einen Stapel Seiten in den Einzug und lassen ihn reißen.

ADFs können entweder mit manuellem Duplexdruck oder mit automatischem Duplexdruck ausgestattet sein. Bei Ersterem müssen Sie, wenn das Gerät mit dem Scannen der ersten Seiten des Seitenstapels fertig ist, den Stapel manuell umdrehen und ihn wieder in den ADF legen, um die anderen Seiten zu scannen. Der automatische Duplexdruck erledigt dies für Sie, indem er entweder die Seite umdreht (umgekehrter Duplexdruck) oder indem er zwei Sensoren verwendet, um beide Seiten gleichzeitig zu scannen (Single-Pass-Duplexdruck). Single-Pass ist schneller und weist weniger potenzielle Fehlerquellen auf, was es zu einer wünschenswerteren Technologie macht, aber meine Erfahrung beim Testen vieler ADFs zeigt, dass beide Methoden gut funktionieren und ihre Arbeit erledigen.

Die traditionelle Meinung besagt, dass Laserdrucker schneller, zuverlässiger und kostengünstiger in der Nutzung sind und eine bessere Ausgabeleistung als ihre Gegenstücke mit Tintenstrahldruckern bieten. Doch je nachdem, was und wie viel Sie drucken, sind Tintenstrahlgeräte oft überlegen.

Zugegebenermaßen ist die Lasertechnologie, bei der Toner auf einen Schlag auf eine ganze Seite aufgetragen wird, von Natur aus schneller als die Art und Weise, wie die meisten Tintenstrahldrucker Tinte auf Papier auftragen, wobei sich ein relativ kleiner Druckkopf hin und her bewegt und Zeile für Zeile aufträgt. Tintenstrahldrucker mit mittlerem bis hohem Volumen erreichen in der Regel eine Höchstgeschwindigkeit von etwa 25 Seiten pro Minute (ppm), während vergleichbare Lasergeräte häufig 10 bis 15 Seiten pro Minute schneller sind. High-End-Laserdrucker mit hohem Volumen erreichen Druckgeschwindigkeiten von 50 Seiten pro Minute oder mehr (ebenso wie die alternativen Laser-Tintenstrahldrucker PageWide von HP, deren feste Druckkopfanordnungen sich nicht über die Seite hin- und herbewegen). Aber 25 Seiten pro Minute sind für die meisten Geschäftsumgebungen ausreichend schnell.

Sind Laserdrucker abgesehen von der reinen Geschwindigkeit zuverlässiger? Vor Jahren neigten einige Tintenstrahldrucker dazu, anfälliger für Papierstaus, verstopfte Düsen und schlechtere Ergebnisse zu sein. Aber diese Zeiten sind vorbei.

Die Frage, ob Tintenstrahldrucker in der Nutzung teurer sind als Laserdrucker, ist, obwohl es Ausnahmen gibt, schon seit einiger Zeit nicht mehr der Fall. Tatsächlich können Tintenstrahldrucker mit Massentinte, bei denen die meisten große Nachfüllflaschen oder -beutel anstelle kleiner Tintenpatronen verwenden, weitaus kostengünstiger in der Verwendung sein als ihre Laserkonkurrenten.

Außerdem ist es wichtig zu beachten, dass Tintenstrahldrucker tendenziell deutlich weniger Strom verbrauchen als vergleichbare Laserdrucker. In geschäftigen Büros, in denen der Drucker den ganzen Tag Seite für Seite ausgibt, ist das ein zusätzlicher, wenn auch schwer zu quantifizierender „Verbrauchsstoff“, bei dem Sie mit einem Tintenstrahldrucker Geld sparen können.

Schließlich gibt es noch das größte Missverständnis von allen, dass Laserdrucker in der Regel besser aussehende Ergebnisse liefern als ihre Konkurrenten mit Tintenstrahldruckern. Auch hier gibt es immer Ausnahmen, aber das ist schon eine ganze Weile nicht mehr klar. Laserdrucker haben sich schon immer hervorgetan und tun dies teilweise immer noch, wenn es um das Drucken von Text oder den Schriftsatz geht. Tintenstrahldrucker hingegen drucken in der Regel hochwertige Grafiken, insbesondere Fotos.

Das soll nicht heißen, dass Laserdrucker nicht gut drucken. Es ist nur so, dass Tintenstrahldrucker große Fortschritte gemacht haben. Darüber hinaus können die meisten Tintenstrahlgeräte Dokumentseiten und Fotos randlos drucken, wodurch Ihre Fotos und andere Marketingmaterialien professioneller aussehen. Laserdrucker hingegen müssen rund um die Papierkante einen Rand von etwa einem Viertel Zoll lassen.

Ein Aspekt, bei dem die Tonerausgabe von Laserdruckern gegenüber der Tintenstrahlausgabe überwiegt, ist die Haltbarkeit des Drucks. Ein Laserdruck hält in der Regel länger, ohne zu reißen oder zu verblassen, und neigt nicht zum Verschmieren oder zur Streifenbildung, wenn er Feuchtigkeit ausgesetzt wird. Dies ist ein Vorteil in Umgebungen, in denen die Langlebigkeit gedruckter Aufzeichnungen, beispielsweise medizinischer Unterlagen, wichtig ist.

Weitere Informationen zu dieser Frage finden Sie in unserem ausführlichen Inkjet- vs. Laser-Erklärer.

Bis vor Kurzem basierten die Kosten pro Seite für Verbrauchsmaterialien (Tinte oder Toner) hauptsächlich auf der erwarteten Druckmenge und dem Preis des Druckers. Geräte der unteren Preisklasse mit relativ geringem Volumen sind im Betrieb teurer als teurere Geräte mit höherem Volumen. Heutzutage gibt es zwar immer noch zahlreiche Drucker, die diesem Modell folgen, doch mehrere große Druckerhersteller bieten Alternativen an – sogenannte „Massendrucker“.-Tintendrucker.

Diese Technologien (INKvestment Tank von Brother, MegaTank von Canon, EcoTank von Epson sowie Smart Tank Plus und Instant Ink von HP) führen zu Betriebskosten, die nur einen Bruchteil des herkömmlichen Modells für Ersatzverbrauchsmaterialien ausmachen. (HP hat vor Kurzem auch seine monochromen Laserdrucker der Marke Neverstop auf den Markt gebracht, die Ersatztoner nicht in teuren Kartuschen liefern, sondern ihn in Reservoirs im Drucker aufbewahren, die Sie aus kostengünstigen Behältern befüllen können – 16 US-Dollar pro Nachfüllung oder 0,6 Cent pro Seite.)

EcoTank, MegaTank und Smart Tank Plus sind allesamt kartuschenfreie Technologien. Anstelle teurer Patronen, die oft eigene teure Druckköpfe und Elektronik enthalten, lagern diese Geräte ihre Verbrauchsmaterialien auch in internen Tanks, die Sie aus preiswerten Flaschen befüllen.

Alle drei Technologien verursachen ähnliche Betriebskosten von etwa 0,3 Cent pro Schwarzweiß- und 0,9 Cent pro Farbseite, mit Ausnahme der jüngsten, auf kleine Unternehmen ausgerichteten EcoTank Pro-Marke von Epson, die sowohl Schwarz- als auch Farbseiten für jeweils etwa 2 Cent anbietet. EcoTank Pro stellt eine Änderung gegenüber dem früheren Bulk-Tintenmodell dar, bei dem für einen Consumer- statt Business-Class-Drucker mit einem wenig inspirierenden Funktionsumfang ein Aufpreis (das Drei- bis Fünffache der Kosten eines vergleichbaren Patronenmodells) verlangt wurde und mittelmäßige Volumen- und Kapazitätsbewertungen.

Obwohl sie immer noch drei- oder viermal so viel kosten wie vergleichbare Drucker ohne Massentinte, bieten EcoTank Pro-Geräte das Volumen, die Kapazität und die Funktionen, die die meisten kleinen Büros benötigen. Das gilt auch für viele Brother INKvestment Tank- und HP Instant Ink-Modelle – Patronen-basierte Designs, die nicht ganz so geizig sind wie andere Großtintendrucker, dafür aber weniger in der Anschaffung kosten.

Auf jeden Fall ist es heute viel einfacher, einen Drucker zu finden, dessen Kosten pro Seite Ihren Druck- und Kopieranforderungen entsprechen, anders als noch vor ein paar Jahren, als die Optionen für die laufenden Kosten begrenzt waren, auch wenn dies im Vorfeld möglicherweise etwas mehr Recherche erfordert. Hier kommen unsere Bewertungen ins Spiel.

Wenn Sie und Ihre Kollegen Tabellenkalkulationen auf Papier im Legal-Format drucken, Marketingmaterial auf hochwertigen Hochglanzmedien erstellen oder gelegentlich ein Blatt Etiketten oder einen Firmenscheck drucken müssen, benötigen Sie einen Drucker mit mehreren Schubladen oder Fächern. Eine erhöhte Kapazität ist auch dann ein Muss, wenn in Ihrem Büro viel gedruckt wird. Das Warten auf das Nachfüllen von Papier oder das ständige Neukonfigurieren der Schublade für Medien unterschiedlicher Größe ist eine Belastung.

Viele Drucker verfügen über ein einfaches Einzelblatt-Zusatzfach zum Bedrucken von Einzelumschlägen, Formularen oder Etiketten. Einige Modelle mit mittlerem und hohem Volumen sind mit mehreren Papierzufuhrquellen ausgestattet (oder können für die Verwendung erweitert werden), z. B. zwei Schubladen an der Vorderseite des Gehäuses und ein Fach, das an der Rückseite herausgezogen werden kann. High-End-Maschinen unterstützen die Erweiterung der Papiereingabe durch zusätzliche Schubladen und Behälter.

Die Eingabekapazität hängt vom Volumen eines Druckers ab, das Hersteller normalerweise monatlich messen. Die beiden gebräuchlichsten Messungen sind der Arbeitszyklus (die maximale Anzahl an Seiten, die der Drucker jeden Monat ausdrucken kann) und das maximal empfohlene Druckvolumen (ebenfalls ausgedrückt in der Anzahl der Seiten pro Monat).

Typischerweise liegen diese Volumenmessungen kilometerweit auseinander. Wenn der monatliche Arbeitszyklus einer Maschine beispielsweise 50.000 Seiten beträgt, beträgt das empfohlene monatliche Volumen normalerweise 10 Prozent oder weniger. Wenn Sie einen Drucker mit mittlerem oder hohem Volumen kaufen, lassen Sie sich am besten vom empfohlenen Druckvolumen leiten. Während ein Drucker Monat für Monat mit maximaler Auslastung arbeiten kann, erfordert er weniger Aufmerksamkeit und hält viel länger, wenn Sie sich näher an die empfohlene Lautstärke halten.

Durch die explosionsartige Verbreitung von Handheld-Geräten wie Smartphones und Tablets stehen Ihnen heutzutage viele Möglichkeiten zur Verfügung, eine Verbindung zu Ihrem Drucker herzustellen. Die Standardschnittstellen umfassen zwei Hauptarten kabelgebundener Verbindungen (Ethernet-Netzwerk oder Verbindung zu einem einzelnen PC über USB) und eine ganze Reihe drahtloser Verbindungen (802.11 Wi-Fi, Wi-Fi Direct, Bluetooth, Near Field Communication oder NFC, Mopria). , Apple AirPrint und mehr).

Von dieser Liste drahtloser Standards sind nur Wi-Fi und AirPrint echte LAN-Protokolle (Local Area Network). Bei den anderen handelt es sich in erster Linie um Peer-to-Peer-Protokolle, die es Ihnen ermöglichen, einen Handheld oder ein anderes Gerät direkt an den Drucker anzuschließen, ohne dass eine der Hardwarekomponenten Teil eines LANs ist. NFC ist das Einzige unter ihnen, da es Ihnen ermöglicht, eine Verbindung zum Drucker herzustellen, indem Sie das NFC-fähige Gerät einfach an einen Hotspot am Drucker halten, normalerweise auf oder in der Nähe des Bedienfelds.

Darüber hinaus unterstützen die meisten Geschäftsdrucker und AIOs auch die Konnektivität über mehrere beliebte Cloud-Sites wie Google Cloud Print, Microsoft OneDrive, Box und Evernote. Die meisten heutigen Geschäftsdrucker verfügen über Ethernet (mit 10 Mbit/s, 100 Mbit/s oder 1.000 Mbit/s) und Wi-Fi-Konnektivität sowie ein paar der anderen im vorherigen Absatz aufgeführten Optionen. Ethernet ist die schnellste und sicherste Lösung und für Büroumgebungen oft vorzuziehen; Wi-Fi, das heutzutage nur noch wenigen Druckern fehlt, ist äußerst praktisch und für die meisten Anwendungen ausreichend schnell.

Wenn Sie einen Drucker entfernt von einem Ort aufstellen müssen, an dem Sie problemlos ein Ethernet-Kabel verlegen können, stellen Sie sicher, dass die Wi-Fi-Funktion im Preis inbegriffen ist. Bei einigen Druckern, insbesondere im Business-High-End-Bereich, kann es sein, dass Sie es über eine zusätzliche Hardware-Option hinzufügen können, was möglicherweise nicht billig ist. Auf jeden Fall bieten die meisten heutigen Drucker auch kostenlos herunterladbare Apps an, mit denen Sie Ihre Smartphones und Tablets über ein drahtloses Netzwerk verbinden können.

Je umfassender der Funktionsumfang – je mehr ein Drucker oder AIO leistet – desto größer ist der Bedarf an einem robusten Bedienfeld oder webbasierten Bedienelementen. Bei heutigen Geschäftsdruckern haben wir noch nie eine größere Vielfalt an Druckerbefehlsoptionen gesehen, von einfachen Bedienfeldern, die aus einer oder zwei Tasten und einigen Status-LEDs bestehen, bis hin zu anpassbaren Farb-Touchscreens in Tablet-Größe, die separate Konfigurationen für einzelne Benutzer darstellen können oder Abteilungen.

Zusätzlich zur Ausführung von Direktfunktionen wie dem Erstellen von Kopien oder dem Drucken von Cloud-Sites ermöglichen Ihnen diese grafischen Bedienfelder, Sicherheits- und andere Konfigurationsänderungen vorzunehmen, Verbrauchsmaterialien zu überwachen und zu bestellen sowie ausführliche Nutzungs-, Sicherheits- und andere Berichte zu erstellen. In ähnlicher Weise und oft einfacher können Sie die meisten Geschäftsdrucker auch über ein integriertes Webportal steuern, konfigurieren und überwachen, auf das Sie über Ihren PC, Ihr Telefon oder Ihren Tablet-Browser zugreifen.

So wie es viele verschiedene Arten und Größen von Unternehmen gibt, gibt es auch eine Vielzahl von Geschäftsdruckern mit einer schwindelerregenden Vielfalt sich überschneidender Kapazitäten, Volumina, Funktionsumfang und Erweiterungsoptionen. Bei PCMag unterteilen wir Drucker und AIOs in drei lose definierte Kategorien, je nachdem, wie viel Arbeit sie leisten müssen:

Einsteiger oder kleines Büro/Home-Office (SOHO):Diese Geräte eignen sich für kleine Druck- und Kopierumgebungen mit geringem Volumen und fünf oder weniger Benutzern, wobei sie nicht mehr als ein paar hundert Seiten pro Monat produzieren.

Mittelständische oder kleine bis mittlere Unternehmen (KMU):Diese Drucker eignen sich für etwa fünf bis 25 Benutzer in Druck- und Kopierumgebungen mit mittlerem Volumen und bis zu einigen tausend Seiten pro Monat.

Großserien oder Unternehmen: Geräte dieser Stufe sind darauf ausgelegt, jeden Monat Tausende von Seiten zu erstellen. Sie sind oft Teil einer Flotte, bieten zuverlässige Sicherheitsoptionen und sind in der Regel stark erweiterbar, manchmal mit mehreren Zusatzgeräten wie Heftern, Sortierern und Papiereinzugsschubladen und -behältern mit hoher Kapazität.

Mit den oben genannten Informationen können Sie die schwindelerregende Auswahl an Einzel- und Multifunktionsdruckern, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, eingrenzen. Der Rest dieser Zusammenfassung unten beschreibt unsere bevorzugten Business-Drucker und AIOs mit unterschiedlichen Kapazitäten, Geschwindigkeiten und Größen je nach Anwendungsfall. Wir hoffen, dass sie Ihre Druckerausbildung fördern und Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen, egal ob Ihr Unternehmen zu den Fortune 500 gehört oder auf dem Küchentisch steht.